Werbeartikel und Steuern - Was gilt für Unternehmen?

Ob Kugelschreiber, Notizbücher oder USB-Sticks - Werbegeschenke sind ein beliebtes Mittel eines jeden Unternehmens, um im Gedächtnis zu bleiben. Doch welche Grenzen sind dabei steuerrechtlich zu beachten und wer ist für die Versteuerung verantwortlich?

Wer muss Werbegeschenke versteuern?

Grundsätzlich gilt: Der Empfänger von Werbegeschenken ist ab einem Gesamtwert von 10€ dazu verpflichtet die Steuern abzuführen. Diese werden in der Steuererklärung angegeben und mit dem persönlichen Steuersatz versteuert. Viele Unternehmen übernehmen allerdings diesen Vorgang, indem sie vor der Ausgabe der Artikel eine Pauschale an das Finanzamt abführen. Dadurch hat der Empfänger von der Versteuerung entbunden. 

Welche steuerlichen Freibeträge gibt es bei Werbegeschenken?

Grundsätzlich sind zwei magische Grenzen bekannt: 10€ und 35€ für externe Empfänger (Kunden, Lieferanten). Dabei werden die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zugrunde gelegt. Die Umsatzsteuer muss einbezogen werden, sofern der Schenker nicht vorsteuerabzugsfähig ist (§ 9b EStG).

Kleinere Streuartikel (Give-Aways) unter 10€ Anschaffungswert sind für den Schenker als auch für den Empfänger steuerfrei (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EstG). Können komplett als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Zudem sind keine weiteren Dokumentationen zu führen.

Werbegeschenke zwischen 10 und 35€ können vom Schenker pauschal versteuert werden, um den Empfänger zu entlasten. Der Pauschalsteuersatz beträgt dabei 30% für Empfänger (§ 37b EStG), die der deutschen Einkommenssteuer unterliegen. (Für ausländische Empfänger müssen Werbegeschenke nicht versteuert werden.)
Auch diese Werbemittel können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, jedoch müssen hierfür die Empfänger dokumentiert werden. Die Dokumentation muss hierfür den Namen und das Datum der Übergabe enthalten (§ 4 Abs. 7 EStG). Im Besten Fall notierst Du die Namen direkt im Buchungsbeleg Deines Steuerprogramms. 

Für Werbegeschenke über 35€ besteht ebenfalls die Option einer Pauschalversteuerung. hinzu kommt, dass diese Werbeartikel nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Die Dokumentation der Empfänger ist auch in diesem Fall notwendig (§ 4 Abs. 7 EStG). 

Kurz zusammengefasst:

Wie hoch ist der Freibetrag für Mitarbeitergeschenke?

Mitarbeitergeschenke zu persönlichen Anlässen sind gesetzlich bis 60€ Brutto steuerfrei (pro Person und pro Monat) und abzugsfähig. Allerdings sind dafür nur Sachwerte (Blumenstrauß, Pralinen, Gutscheine, etc.) zugelassen - also alles, außer Geld.

Als persönliche Anlässe gelten: 

• Geburtstag
• Firmenjubiläum / Beförderung
• Hochzeit
• Geburt des Kindes

(Achtung: Weihnachten und Ostern sind keine persönlichen Anlässe.)

Sollte der Gesamtwert des Geschenks 60€ überschreiten, so ist eine Pauschalversteuerung (30%) möglich, sodass das Geschenk steuerfrei beim Empfänger ankommt.

Bei Unsicherheiten und Fragen lohnt es sich immer den Finanzberater oder das zuständige Finanzamt anzufragen.